Privacy Statement

Van toepassing op alle onder het concern Aatop vallende vennootschappen en handelsnamen.

Algemeen
Indien u Aatop op eigen initiatief persoonsgegevens verschaft zullen deze gegevens in overeenstemming met ons Privacybeleid verwerkt worden. Hierin is geborgd dat de privacy van u als betrokkene bij Aatop hoog in het vaandel staat. Concreet betekent dit dat uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid zullen worden behandeld. Dat wil zeggen: conform de eisen die de Wbp nu en de AVG straks (met in gang van 25 mei 2018) hieraan stelt.

Register
Aatop heeft haar verwerkingen van persoonsgegevens opgenomen in een Register dat door de Autoriteit Persoonsgegevens kan worden geraadpleegd en waarmee Aatop verantwoording aflegt.

Verwerking van uw persoonsgegevens
Indien u onze website bezoekt worden er niet onmiddellijk persoonsgegevens aan ons doorgegeven.

Wel kan het zo zijn dat er  – zoals op vele andere websites ook gebeurd – de website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website opslaat, zoals bijvoorbeeld het Internet Protocol (IP)- adres van uw computer, het IP-adres van uw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de website die u bezoekt, de pagina’s van de website die u heeft bezocht en de informatie die u heeft bekeken, informatie over het type apparaat  wat u gebruikt voor uw bezoek aan de site, de geolocatie waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt of downloadt van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Cookies & Webstatistieken
Aatop maakt gebruik van cookies en webstatistieken om het gebruik van de site te evalueren en waar nodig te verbeteren.  Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken zodat wij gericht kunnen adverteren. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. U kunt hier meer over lezen in onze cookieverklaring.

Verzamelen persoonsgegevens
Aatop verzamelt uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich inschrijft op één van onze vestigingen of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Daarnaast verzamelt Aatop ook gegevens van u verzamelen indien u deze heeft geplaatst op de Nationale Vacaturebank, Monsterboard en dergelijke sites, op grond waarvan kan blijken dat u geïnteresseerd bent in werkgerelateerde dienstverlening. In dat geval kunnen wij u benaderen of u interesse heeft om zich bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Statement. Heeft u geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van u verwerken om uw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen honoreren.

Doeleinden gegevensverwerking bij Aatop
Aatop verzamelt en verwerkt uw gegevens voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Onze doeleinden voor het verzamelen van persoonsgegevens zijn:

  1. u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten. Dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij            een vacature-alert);
  2. u te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn;
  3. uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (indien dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven), etc.;
  4. een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
  5. onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinden) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
  6. een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen
  7. ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre- employment screening;
  8. voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen
  9. voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole
  10. kwaliteitsdoeleinden zoals certificering
  11. subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen
  12. als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Aatop verwerkt die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor haar dienstverlening. Hiervan is een deel verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.

Persoonsgegevens die verwerkt worden voor activiteit voor of via Aatop
Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving:

  • NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens
  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht
  • curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring
  • gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
  • pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis
  • gegevens in verband met loonbeslagen; indien en voor zolang hier een grondslag voor bestaat (einde loonbeslag is in principe verwijderen van daarbij behorende gegevens)

Persoonsgegevens die tevens verwerkt worden bij werken voor Aatop
Op het moment dat u voor Aatop kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:

  • nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie
  • daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening. Meer hierover kunt u lezen in ons Privacy protocol persoonsgegevens pre-employment screening.

Grondslag verwerking persoonsgegevens
Aatop legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is op grond van de AVG of de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Met wie er eventueel gegevens gedeeld worden
Aatop kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere onder het Aatop concern vallende  entiteit, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis. De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen.

Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Indien u niet voor / via Aatop gewerkt heeft
Uw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot zeven jaar na uw inschrijving en/of tot zeven jaar na het laatste contact dat Aatop met u heeft gehad, tenzij u hiervoor uw toestemming ingetrokken heeft.  Na afloop van genoemde termijnen worden uw gegevens definitief verwijderd.

Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u zichzelf uitschrijven via Aatop. U wordt kunt dan niet meer door ons benaderd en bemiddeld worden.

Indien u voor / via Aatop gewerkt heeft
Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot zeven jaar na einde dienstverband of werkzaamheden. Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Aatop.

Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, dan kunt u dit aangeven bij ons via: info@aatop.nl Na verwerking van uw verzoek wordt u niet meer door ons benaderd en bemiddeld. Uw persoonsgegevens worden in dat geval na zeven jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Uw persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar voor Aatop onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.

Persoonsgegevens van zakelijke relaties
Hier gaat het om contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden.

AATOP verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen

  1. voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en
  2. een zakelijke relatie te onderhouden en
  3. een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:

  • namen,
  • contactgegevens en
  • functies van contactpersonen.
  • codering branche / type bedrijf

AATOP kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere AATOP entiteiten, aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin AATOP hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. AATOP heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Wijzigingen: voor kandidaten, flexwerkers, ZZP-ers en zakelijke relaties
Indien u uw eigen account heeft bij AATOP, heeft u inzage in een groot deel van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen zoals het doorvoeren van aanpassingen in uw CV of uw accountgegevens. Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen die u zelf niet kunt aanpassen, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij ons.

Wijzigingen: voor overige relaties
U hebt recht op inzage en wijziging van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt daartoe contact opnemen met uw contactpersoon bij AATOP.

Beveiliging
AATOP doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevenbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is AATOP met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Vragen, opmerkingen, klachten
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door AATOP dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via info@aatop.nl

Wijzigingen
AATOP kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy Statement. Het meest actuele Privacy Statement is te allen tijde in te zien op de website van AATOP.

Deze versie van het Privacystatement is opgesteld in Mei 2018.